foo

Procesguide til modelprogrammer

Offentlige byggeprojekter som en ny institution, skole eller plejebolig, involverer næsten altid en lang række forskellige aktører. Hvem der involveres, hvornår og hvor meget, varierer fra projekt til projekt. Efter den politiske beslutning foreligger, vil politikerne altid delegere bygherrefunktionen til deres administration. Det er vigtigt, at organisationen tilgodeser, at folk med kernekompetencer er centralt placeret, herunder er det vigtigt at inddrage byggefaglige kompetencer fra fx. Teknisk Forvaltning.

Den daglige projektledelse kan være gennemgående eller skiftende mellem forskellige projektledere alt efter, hvor i processen man befinder sig. Og så er det naturligvis afgørende for kvaliteten og funktionaliteten af det byggede, at der særligt i projektets tidlige fase skabes velfungerende koblinger mellem den ansvarlige projektledelse og de professionsfaglige kompetencer og brugere, som i sidste ende skal fylde institutionerne med indhold og liv.

Forudsætningsfasen - Når I skal beslutte, om I skal bygge

Beslutningen om at bygge en ny institution træffes i bygherreorganisationen og nogle gange i flerårige strategiplaner, der ligger lang tid før selve byggeriet. Her er politikerne de centrale aktører, men også ledelsen er væsentlige spillere. Der skal tages mange overordnede beslutninger i denne fase, så politikere og den øverste ledelse i kommunen vil være meget synlige og aktive i processen. Derfor er det vigtigt forinden at sikre så kvalificeret et beslutningsgrundlag som muligt. I denne fase vil en typisk opgave for projektlederen være at levere analyser og andet fagligt input, som kan bidrage til at kvalificere beslutningsgrundlaget og forslag til køreplanen for den videre proces, herunder brugerinddragelse. Det er ligeledes en god ide at formulere kerneværdierne for projektet, så alle i bygherreorganisationen er enige om, hvad I ønsker at opnå med projektet. Arbejdsgangen og rollefordelingen kan skitseres som vist i nedenstående figur.

Når I er færdige med denne fase, bør resultatet være:

  • En analyse af behovet og den strategiske beslutning om, hvordan behovet imødekommes i form af en vision for jeres nye institution. Tjekliste for analyse af behov
  • En rammesætning af projektet, der giver overblik over, hvordan I når fra vision til det færdige byggeprojekt. Tjekliste for rammesætning
  • Et kommissorium for brugerinddragelsesprocessen, så det er tydeligt, hvad brugerne har indflydelse på og hvornår. Tjekliste for brugerinddragelse

Før der træffes strategisk beslutning om at igangsætte byggeriet af en ny institution, er det vigtigt at vurdere i hvilken grad, der kan skabes plads og rammer til de ønskede nye funktioner og aktiviteter inden for de eksisterende rammer. Det er ligeledes vigtigt at lave en saglig og nøgtern kalkule over, hvor stor en brugerflade en nybygget institution vil kunne tiltrække, også når nyhedsværdien klinger af. 

Det vil ofte være en god ide at få hjælp til at udarbejde en businesscase for projektet, som afdækker de økonomiske konsekvenser over en 20-30 årig periode samt synliggør andre afledte positive eller negative effekter af projektet.

Idéfasen - Når I skal beslutte, hvad I skal bygge

I denne fase skal I omsætte jeres vision til konkrete ønsker og behov. Det er ofte her, at brugerne – i bred forstand – sættes i spil. Det er jeres samlede erfaringer, ønsker og visioner, der i denne fase bliver til konkrete prioriteringer. Som bruger er det vigtigt at kunne genkende sine ønsker og føle ejerskab for det færdige projekt. Derfor er det vigtigt, at brugerne er med til at prioritere behov inden for de ressourcemæssige rammer, der er vedtaget. Brugerne kan udover det kommende personale eksempelvis være brugere af institutionerne, forældre, pårørende, ledere og medarbejdere fra andre institutioner og uddannelsesinstitutioner i lokalområdet.

Resultatet af denne fase bør være:

Programfasen - Når I skal beskrive, hvilke behov I har

I denne fase skal projektets vision beskrives ud fra de ønsker, behov og krav, som I arbejdede med i de tidligere faser. Det er især projektlederen eller projektdeltagerne fra de tekniske og faglige forvaltninger, der trækker det store læs i forhold til at formulere byggeprogrammet i denne fase, men også procesfacilitatoren og bygherrerådgiveren er vigtige medspillere. 

Brugerne kan inddrages til at give sparring eller feedback. Under alle omstændigheder er det vigtigt at informere brugerne om fremdriften i projektet, da de ikke naturligt er inddraget her og derfor let mister forbindelsen til projektet.

Når I er færdige med fasen, har I et byggeprogram, der:

  • Beskriver, hvad visionen for projektet er
  • Beskriver resultatet af brugerinddragelsesprocessen – både behov, ønsker og prioriteringer, gerne med anvendelse af lokalt formulerede funktionskrav og visualiserede designprincipper. Tjekliste for formulering af byggeprogram.
  • Har en tydelig sammenhæng mellem de værdibaserede krav (behov og ønsker) og de byggetekniske krav. Det er endvidere tydeligt, hvilke dilemmaer, kommunen ønsker konkrete forslag til løsning af. Tjekliste for formidling af ønsker og behov.

Forslagsfasen - Projektforslag og udvælgelse af projekt

I denne fase udarbejder de bydende rådgivere eller totalentreprenører projektforslagene, og I som kommune udvælger det, der bedst lever op til jeres tildelingskriterier. Her er de centrale aktører således rådgivere samt kommunens politikere, ledelse og forvaltningen. Valget af udbudsform har betydning for, om det, I vurderer på, f.eks. er tegninger til et projekt (arkitektkonkurrence) eller tegninger og den egentlige opførelse (f.eks. ved totalentreprise).

Som kommune er det vigtigt, at I giver de bydende gode rammer for deres arbejde, f.eks. ved at give god tid til at udforme deres forslag, at præcisere jeres tanker så meget som muligt (ved at gennemarbejde byggeprogrammet) og ved at svare hurtigst muligt og præcist på de stillede spørgsmål. Det giver jer som kommune de bedste forslag at vælge ud fra, da I minimerer usikkerhed og misforståelser.

Hvis I som kommune vil have reelt nytænkende og kreative forslag, kan I gennem byggeprogrammet påvirke – og udfordre – de bydendes tækning – og derved sikre, at der kommer færre ’skuffeprojekter’. For at gøre det, er det vigtigt at være tydelige i jeres beskrivelse af ønsker og behov, jf. programfasen.

Resultatet af fasen er:

Her kan du læse mere om den gode proces

Du kan hente mere inspiration og gode råd om både processen fra idé til ibrugtaget byggeri samt om de aktører, der med fordel kan aktiveres undervejs i rapporten ”Fra nye behov til nye rum”. Rapporten har fokus på byggeprocessens første fire faser: forudsætningsfasen, idéfasen, programfasen og forslagsfasen. I hver fase beskrives, hvilke centrale overvejelser og beslutninger, der skal tages ift. byggeprocessen, og hvem der skal gøre hvad. 

26. Mar 2014 kl. 09:04